La Compagnie HOBART, leader mondial de l’équipement et des services pour les cuisines professionnelles (en restauration commerciale ou collectivités), et Filiale du Groupe ITW (45 000 collaborateurs), 16.1 M$ de CA, https://www.itw.com/, Groupe Industriel International très diversifié (7 segments d’activité) opérant dans 53 pays, recherche pour renforcer l’équipe de l’Agence SAV de Marseille (13008) un(e) :

Secrétaire polyvalent(e) SAV H/F

CDI - Temps plein - à pourvoir au plus vite

Vous souhaitez rejoindre une organisation SAV CONSTRUCTEUR dans l‘univers de la cuisine professionnelle et travailler au contact des collectivités et de la restauration commerciale ?
     → CE POSTE EST POUR VOUS

Sous la responsabilité du Directeur de l’Agence SAV de Marseille, vous travaillez en étroite collaboration avec les titulaires des différents postes administratifs existants dans l’agence SAV. Vous exercez des activités variées, relatives tant à la relation client, qu’à l’organisation de l’activité des Techniciens, en passant par le suivi des factures fournisseurs et le support au recouvrement impayés.

PRINCIPALES ATTRIBUTIONS

ASSISTANAT OPERATIONNEL SAV

• Prise d’appels dépannage + répondeur
• Information téléphonique auprès des clients des délais d’intervention
• Distribution des interventions aux Techniciens
• Traitement de la gestion des temps des Techniciens
• Saisie et édition des devis de réparation
• Saisie et édition des propositions de contrats Techniciens ou Agence

FACTURATION

• Facturation des interventions
• Facturation des pièces détachées, Saisie-Edition et contrôle des factures
• Edition et classement des factures et des feuilles d’intervention (FI) associées
• Edition & classement des feuilles d’intervention (FI) sans factures
• Enregistrement des litiges clients
• Saisie et éditions des avoirs

ADMINISTRATIF & SECRÉTARIAT

• Ouverture du courrier entrant et distribution interne
• Affranchissement du courrier sortant
• Mise à jour du fichier clients
• Mise à jour du parc machines
• Autres activités administratives ou de secrétariat

RECOUVREMENT & SUIVI DES ÉCHUS :

• Participer au recouvrement des créances : contacter les débiteurs pour obtenir le paiement intégral de la dette ou, à défaut, négocier des accords de paiement échelonnés, recueillir les arguments des débiteurs sur les causes de l’impayé (litiges commerciaux, problèmes financiers, perte d’un client, situation personnelle et professionnelle…) Si litiges commerciaux : investiguer en interne auprès des services concernés pour solder les litiges
• Sur consignes, négocier le paiement : en cas de fortes difficultés (notamment lors d’un dépôt de bilan ou d’un surendettement), essayer de trouver un arrangement adapté à la situation et aux possibilités de l’interlocuteur. Convenir, avec le débiteur, d’un plan de remboursement intégral ou échelonné, de la dette en le persuadant de l’intérêt d’un règlement à l’amiable
• Suivre régulièrement les encaissements selon l’échéancier convenu et prendre à nouveau contact avec le débiteur en cas d’impayé
• Préserver la relation client : ménager la susceptibilité du client et ne pas détériorer la qualité des relations commerciales qui unit son entreprise à son client

SUIVI FOURNISSEURS :

• Contrôle des factures fournisseurs
• Imputation analytique des factures fournisseurs
• Rapprochement des factures fournisseurs avec les Bons de commandes & Bons de livraison
• Saisie des factures fournisseurs

PROFIL

Formation : Bac+2 Assistant(e) type BTS GPME (Gestion de la PME) ou SAM (Support à l’Action Managériale) ou DUT GEA (Gestion des Entreprises et Administration) ou Comptabilité
Expériences : expérience réussie dans une activité de prise d’appels clients, connaissance de l’univers du SAV est un plus

Aptitudes professionnelles :

• Bonne aisance relationnelle : à l’écoute et sens du service
• Savoir temporiser, bon sens du travail d’équipe et esprit d’entraide
• Rigoureux(se) et organisé(e), réactif(ve)
• Bonne appréhension des facteurs de performance économique

Compétences techniques :

• Maitrise de pack office / Connaissance de l’AS 400 est un plus / Bon rédactionnel
• Capacité d’adaptation aux évolutions technologiques et nouvelles méthodes de travail

REMUNERATION ET AUTRES INFORMATIONS

• Rémunération fixe selon profil et expérience
• La période d’intégration réalisée, possibilité de télétravailler 1 à 2 jours par semaine si le service le permet
• Organisation et conditions de travail : 35h / semaine du lundi au vendredi.
• Titres restaurant de 12€ par jour travaillé (participation employeur à hauteur de 8,21€)
• Convention Collective Nationale de la Métallurgie du 7 février 2022
• Comité Social et Economique avec chèques cadeaux & chèques vacances
• Mutuelle & Prévoyance avec financement employeur
• Prime de Participation aux bénéfices, Plan d'Epargne Entreprise
• Plan d'Epargne Retraite Collective avec abondement Employeur de 600€/an
• Programme d’intégration personnalisé et formations régulières

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